Liebe brainymotion-Freunde,
heute ist der zweite Teil unserer Microsoft Teams Reihe dran. Falls Sie sich jedoch erst einmal einen Überblick über Microsoft Teams verschaffen möchten, lesen Sie gerne zunächst den ersten Teil der Reihe.
Im heutigen Artikel beschäftigen wir uns etwas detaillierter mit Microsoft Planner, im dritten Teil werden wir uns der (Video-) Besprechung widmen.
Planner ist eine App, die Sie, wie bereits im ersten Teil erklärt, zusätzlich in Microsoft Teams integrieren können. Sie erlaubt es Ihnen, Aufgaben innerhalb Ihres Teams zu organisieren und einen Überblick über Aufgabenvolumen, Auslastung der Mitarbeiter und Zielerreichung zu bekommen.
Das Organisationstool besteht aus einem Ticketsystem, das in Spalten, den sogenannten Buckets, angeordnet ist. Diese können Sie nach eigenen Bedürfnissen und Vorlieben des Teams benennen und gestalten.
Üblicherweise werden die Spalten nach dem Status der Aufgabe benannt, also zum Beispiel Auftrag, Warte auf Information, Fertig für Bearbeitung, In Bearbeitung und Qualitätsanalyse. Diese Arbeitsweise stammt ursprünglich aus der Programmierung, kann aber in allen Arbeitsbereichen eingesetzt werden. Je nachdem, wie Ihr Team funktioniert und was Sie benötigen, können Sie die einzelnen Spalten auch ganz anders benennen.
Gibt es nun eine neue Aufgabe für Ihr Team, können Sie diese als Kärtchen anlegen. Dafür klicken Sie innerhalb des Buckets, in dem die Aufgabe als erstes erscheinen soll, auf das Plus. Daraufhin geht ein leeres Kärtchen auf. Hier können Sie die Aufgabe benennen, ein Start und Enddatum eingeben, die Aufgabe einzelnen Teammitgliedern zuweisen, eine Beschreibung einfügen, Daten anhängen und kleine Teilschritte definieren.
Mit einem Klick auf „Aufgabe hinzufügen“ speichern Sie das Ticket und es erscheint als Aufgabe. Die von Ihnen zugewiesen Personen erhalten eine E-Mail mit der Information, dass Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde.
Nun kann das Ticket von Ihren Teamspielern bearbeitet, abgearbeitet und verschoben werden. Dies hat den Vorteil, dass das gesamte Team einen Überblick über anstehende und laufende Aufgaben sowie über die Auslastung jedes einzelnen Teammitglieds hat.
Außerdem können Sie durch Microsoft Planner die E-Mailflut eindämmen. Denn die Teammitglieder können sich mithilfe der Kärtchen gegenseitig updaten und miteinander kommunizieren.
Microsoft Teams ist innerhalb von Office 365 verfügbar.
Wenn Sie kein Office 365 haben, aber sich für ein solches Tool interessieren, können Sie zum Beispiel Trello oder Asana nutzen. Diese Web Anwendungen funktionieren ähnlich wie Planner, sind aber herstellerunabhängig, und weichen designtechnisch nur etwas von der Microsoft-Variante ab.
Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesem Beitrag eine neue Idee geben, Ihre Aufgaben zu organisieren und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Anwendung im Team.
Ihr Team von brainymotion
