Liebe brainymotion-Freunde,
vielleicht kennen Sie es aus Ihrem eigenen Umfeld oder haben schon davon gehört: Die Anzahl der Projektteams, deren Mitglieder geografisch verteilt arbeiten, nimmt immer weiter zu. Seit dem Jahr 2012 ist die Anzahl um über 60% angestiegen. Aber nicht nur die Teammitglieder, auch die Stakeholder sitzen meist an anderen Standorten als die Teams selbst.
Diese Situation birgt einige Herausforderungen, diesen man jedoch mit einigen Tipps gut begegnen kann.
Gerade wenn Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten sitzen, kann eine fehlende Organisation Konsequenzen nach sich ziehen, die zum einen teuer werden und zum anderen aber auch das Projektziel gefährden können. Nehmen wir einmal an, wir produzieren das Produkt “Organize your Job” und die Einzelteile dafür werden in Deutschland, Frankreich und Indien hergestellt. Sprechen sich die Teams nicht ab oder die Aufgabenverteilung ist nicht klar, kann es sein, dass das Produktteil A von Deutschland und Frankreich, also doppelt, oder im schlimmsten Fall, gar nicht produziert wird.
Die oben beschriebene Situation muss aber gar nicht erst eintreten, wenn Sie Aufgaben und Verantwortliche festlegen und regelmäßige Meetings vereinbaren. Gerade in komplexen Projekten ist die Transparenz der Aufgaben oberstes Gebot. Diese erreichen Sie durch Organisationstools wie zum Beispiel Planner (im Office 365 Paket enthalten), mit welchem Sie Aufgaben und Deadlines definieren, die Verantwortlichkeit bestimmen und den Status der Aufgabe überprüfen können. Wenn Sie mehr über Planner erfahren möchten: In diesem Artikel haben wir Tool vorgestellt und Anwendung veranschaulicht.
Durch eine geografische Distanz ist es gut möglich, dass die einzelnen Mitglieder nicht zu einem Team zusammenwachsen, denn die Beteiligten kennen sich kaum, kommen aus unterschiedlichen Unternehmen bzw. Fachbereichen und gehören vielleicht sogar unterschiedlichen Nationalitäten an. Auch bei brainymotion arbeiten viele Abteilungen standortübergreifend, und wissen Sie was? Es funktioniert wunderbar durch folgendes:
Ja, so einfach ist das, denn die Distanz kann durch Meetings per Videokonferenz “überbrückt” werden. Dadurch, dass sich die Teammitglieder gegenseitig sehen, kommt das einer persönlichen Begegnung sehr nahe. Die Kommunikation wird außerdem durch Gestik und Mimik vereinfacht. Möglich ist das zum Beispiel über die Chatfunktion von Microsoft Teams, mit welcher Sie nicht nur Textnachrichten schicken, sondern auch telefonieren und eben auch Videokonferenzen abhalten können. Wir verwenden diese Funktion übrigens tagtäglich.
Jede Organisation verwendet andere Systeme, bei organisationsübergreifenden Projekten hat dies zur Folge, dass es zum Beispiel kein einheitliches Ablagesystem gibt, Dokumente doppelt abgelegt werden oder nicht für alle zugänglich sind. Das wiederum hat Chaos und Unübersichtlichkeit zur Folge.
Um oben genannte Situation zu vermeiden, könnte die gemeinsame Nutzung einer Cloud die Lösung sein. So hat man einen zentralen Ort, wo die Dokumente gespeichert werden und alle können zu jeder Zeit auf die Dokumente zugreifen. Ein sehr bekannter Cloudspeicher wäre zum Beispiel OneDrive von Microsoft. Dieser ist für Privatnutzer kostenlos, für Businesskunden ist es in den Office 365 Paketen enthalten.
Wie sieht es bei Ihnen aus, haben Sie schon einen Modern Workplace?
Wir hoffen, wir konnten Ihnen einen kleinen Einblick in dieses Thema gewähren. Sollten Sie sich eingehender damit beschäftigen wollen, können wir Ihnen die beiden neuen Trainings “Modern Workplace – Teamarbeit mit Office 365 leicht gemacht” und “Office 365 – Planner, Teams, Skype for Business und Co.” nur empfehlen.
Diese werden zeitnah als individuelles brainyYOU Training verfügbar sein, wir halten Sie diesbezüglich natürlich auf dem Laufenden.
Ihr Team von brainymotion
